حافا:راهنمای شناسایی فرآیند و فعالیت
فرآیند و فعالیت چیست؟
تعریف فرآیند
فرآیند، زنجیرهای از کارهای مرتبط است که برای پاسخ به یک نیاز یا ارائه یک خدمت انجام میشود. فرآیند یک آغاز مشخص، یک پایان مشخص، ورودیها، خروجیها، ذینفعان، مسئولیتها و معمولاً یک نتیجه قابل سنجش دارد.
برای نمونه، «ثبتنام دانشجویان جدید» یک فرآیند است؛ زیرا با اعلام پذیرش یا آمادهشدن فهرست پذیرفتهشدگان شروع میشود و با ایجاد پرونده آموزشی و تکمیل ثبتنام پایان مییابد.
فرآیند به پرسشهای زیر پاسخ میدهد:
- چه خدمتی یا چه نتیجهای باید ایجاد شود؟
- آغاز و پایان کار کجاست؟
- چه واحدها و نقشهایی درگیر هستند؟
- چه دادهها، اسناد و سامانههایی استفاده میشوند؟
- خروجی نهایی برای چه ذینفعی تولید میشود؟
تعریف فعالیت
فعالیت، یک گام مشخص، قابل مشاهده و قابل انجام درون یک فرآیند است. فعالیت باید دارای فعل روشن باشد و معمولاً یک مسئول یا نقش انجامدهنده، ورودی و خروجی مشخص دارد.
در فرآیند ثبتنام دانشجویان جدید، نمونه فعالیتها عبارتاند از:
- دریافت فهرست پذیرفتهشدگان
- انتشار اطلاعیه و آمادهسازی ثبتنام
- تکمیل فرم ثبتنام توسط پذیرفتهشده
- بررسی مدارک ثبتنام
- اعلام نقص و دریافت اصلاح مدارک
- تأیید نهایی ثبتنام و تخصیص شماره دانشجویی
تفاوت فرآیند و فعالیت
| ویژگی | فرآیند | فعالیت |
|---|---|---|
| دامنه | مسیر کامل ارائه خدمت یا تحقق نتیجه | یک گام در مسیر فرآیند |
| پرسش اصلی | چه خدمتی از ابتدا تا انتها ارائه میشود؟ | در یک نقطه مشخص چه کاری انجام میشود؟ |
| آغاز و پایان | دارد | ممکن است آغاز و پایان محلی داشته باشد |
| تعداد نقشها | معمولاً چند نقش یا واحد | معمولاً یک نقش اصلی |
| نمونه | صدور گواهی اشتغال به تحصیل | بررسی وضعیت دانشجو در پرونده آموزشی |
| خروجی | نتیجه یا خدمت نهایی | خروجی میانی یا ورودی گام بعدی |
قاعده ساده این است: اگر عبارت یک «مسیر خدمت کامل» را بیان میکند، احتمالاً فرآیند است؛ اگر فقط یک «کار قابل انجام» را بیان میکند، فعالیت است.
چگونه فرآیندها را شناسایی کنیم؟
شناسایی فرآیند، فهرستکردن همه کارهای پراکنده واحد نیست. هدف این است که خدمات و جریانهای کاری تکرارشوندهای را شناسایی کنیم که برای ذینفع نتیجه ایجاد میکنند.
گام اول: شناخت مأموریت واحد
ابتدا از این پرسش شروع کنید:
- واحد ما برای چه کسانی چه خدمتی ارائه میکند؟
- مهمترین مسئولیتهای ابلاغشده یا وظایف مصوب واحد چیست؟
- کاربران، دانشجویان، اعضای هیئت علمی، مدیران یا واحدهای دیگر برای چه کاری به ما مراجعه میکنند؟
- چه خروجیهایی بهصورت منظم تولید، تأیید، ارسال یا تحویل میشوند؟
منابع مناسب برای این مرحله عبارتاند از شرح وظایف واحد، بخشنامهها، آییننامهها، فرمهای پرکاربرد، سامانههای عملیاتی، مکاتبات پرتکرار، گزارشهای عملکرد و تجربه خبرگان اجرایی.
گام دوم: فهرست خدمتها و خروجیها
به جای شروع از نام سامانه یا نام افراد، فهرست «خدمتها» و «خروجیهای قابل تحویل» را تهیه کنید.
نمونه برای یک واحد آموزشی:
| خدمت یا خروجی | نام فرآیند پیشنهادی |
|---|---|
| دانشجوی جدید پرونده آموزشی فعال دریافت میکند | ثبتنام دانشجویان جدید |
| دانشجو برنامه درسی خود را ثبت میکند | انتخاب واحد در هر نیمسال |
| دانشجو گواهی رسمی وضعیت تحصیلی دریافت میکند | صدور گواهی اشتغال به تحصیل |
| دانشآموخته مدرک یا ریزنمرات دریافت میکند | صدور و تحویل دانشنامه و ریزنمرات |
| درخواست انتقال بررسی و نتیجه اعلام میشود | بررسی انتقال و میهمانی دانشجویان |
نام فرآیند را ترجیحاً با یک اسم عملیاتی روشن بنویسید؛ مانند «ثبتنام»، «رسیدگی به درخواست»، «صدور گواهی»، «بررسی و تصویب»، «برنامهریزی و برگزاری» یا «اعلام فراغت از تحصیل».
گام سوم: تعیین مرز فرآیند
برای هر فرآیند پیشنهادی، این شش پرسش را پاسخ دهید:
- رویداد آغاز چیست؟
- خروجی یا نتیجه نهایی چیست؟
- ذینفع اصلی چه کسی است؟
- واحد مسئول کدام است؟
- چه رخدادی نشان میدهد فرآیند پایان یافته است؟
- چه کاری خارج از مرز این فرآیند قرار میگیرد؟
مثال:
| مورد | پاسخ برای «صدور گواهی اشتغال به تحصیل» |
|---|---|
| آغاز | دریافت درخواست دانشجو یا درخواست واحد ذیصلاح |
| پایان | تحویل یا ارسال گواهی معتبر |
| ذینفع اصلی | دانشجو یا مرجع درخواستکننده |
| واحد مسئول | مدیریت امور آموزشی |
| خروجی | گواهی اشتغال به تحصیل |
| خارج از مرز | ثبتنام اولیه دانشجو یا اصلاح کامل سوابق آموزشی |
اگر آغاز و پایان روشن نیست، هنوز فرآیند را بهاندازه کافی دقیق تعریف نکردهاید.
گام چهارم: جلوگیری از تفکیک یا ادغام نادرست
دو خطای رایج وجود دارد:
- بسیار بزرگ تعریفکردن فرآیند؛ مثلاً «مدیریت امور آموزشی». این عنوان شامل دهها خدمت مستقل است و برای مدلسازی عملیاتی بیش از حد گسترده است.
- بسیار کوچک تعریفکردن فرآیند؛ مثلاً «بررسی یک فرم». این معمولاً یک فعالیت است، نه فرآیند.
برای تصمیمگیری، بررسی کنید آیا مورد موردنظر دارای ذینفع، آغاز، پایان و خروجی مستقل است. اگر بله، احتمالاً فرآیند مستقل است.
چگونه فعالیتهای فرآیند را تشخیص دهیم؟
پس از تعیین فرآیند، مسیر واقعی انجام کار را از آغاز تا پایان بازسازی کنید. هدف، ثبت وضع موجود واقعی است؛ نه فرایندی که تصور میکنیم باید وجود داشته باشد.
روش مصاحبه با خبرگان
از مجری واقعی کار بخواهید آخرین نمونه انجامشده را توضیح دهد. پرسشهای مفید:
- اولین اتفاقی که این کار را آغاز میکند چیست؟
- بعد از آن دقیقاً چه کسی چه کاری انجام میدهد؟
- چه داده، مدرک یا درخواست وارد کار میشود؟
- از کدام سامانه، فرم، فایل یا کانال ارتباطی استفاده میکنید؟
- اگر اطلاعات ناقص باشد چه اتفاقی میافتد؟
- چه کسی تصمیم یا تأیید نهایی را میدهد؟
- خروجی کار به چه کسی و از چه طریقی تحویل میشود؟
- پس از پایان کار، چه سند، داده یا سابقهای باقی میماند؟
به جای پرسش کلی «فرآیند شما چیست؟»، بپرسید: «آخرین بار که این خدمت را انجام دادید، از اولین اتفاق تا آخرین نتیجه دقیقاً چه شد؟» این روش معمولاً فعالیتهای واقعی، استثناها و کارهای خارج از سامانه را آشکار میکند.
قواعد نامگذاری فعالیت
نام فعالیت باید با فعل شروع شود و بهتنهایی قابل فهم باشد.
| نام ضعیف | نام بهتر |
|---|---|
| مدارک | دریافت و بررسی مدارک ثبتنام |
| سامانه | ثبت درخواست در سامانه |
| تأیید | بررسی و تأیید نهایی ثبتنام |
| دانشجو | اطلاعرسانی نتیجه به دانشجو |
| فراغت | اعلام فراغت از تحصیل در پرتال |
آزمون تشخیص فعالیت
هر مورد را با این پرسشها بسنجید:
- آیا یک نقش یا واحد مشخص میتواند آن را انجام دهد؟
- آیا با یک فعل روشن قابل بیان است؟
- آیا ورودی یا محرک مشخص دارد؟
- آیا خروجی یا نتیجه قابل مشاهده تولید میکند؟
- آیا میتوان زمان، مسئول یا سامانه انجام آن را مشخص کرد؟
اگر پاسخ بیشتر پرسشها مثبت است، مورد احتمالاً یک فعالیت مناسب است.
فعالیت، تصمیم و رویداد را اشتباه نگیرید
| نوع | نمونه | در حافا چگونه ثبت شود؟ |
|---|---|---|
| رویداد | دریافت درخواست، اعلام پذیرش، پایان مهلت ثبتنام | رویداد آغاز/پایان یا محرک فعالیت |
| فعالیت | بررسی مدارک، ثبت اطلاعات، ارسال تأییدیه | صفحه فعالیت |
| تصمیم | مدارک کامل است؟ درخواست پذیرفته شود؟ | در BPMN به صورت gateway و در توضیح فعالیت یا فرآیند ثبت شود |
| خروجی | گواهی صادرشده، پرونده فعال، نتیجه درخواست | خروجی فعالیت یا فرآیند؛ در صورت اهمیت، سند یا عنصر داده مستقل |
روش پیشنهادی ثبت فرآیند در حافا
پیش از ثبت
- صفحه واحد سازمانی مربوط را باز کنید.
- بررسی کنید فرآیند با نام یا کد مشابه قبلاً ثبت نشده باشد.
- کد یکتا را طبق دفتر ثبت کدها دریافت کنید.
- خبرگان اجرایی، مالک احتمالی و مستندات موجود را مشخص کنید.
ثبت شناسنامه فرآیند
- فرم فرآیند را باز کنید.
- نام، کد، سطح، واحد مسئول و مالک فرآیند را وارد کنید.
- هدف، رویداد آغاز، رویداد پایان، ذینفعان و حدود فرآیند را تکمیل کنید.
- سامانهها، دادهها، اسناد و قوانین مرتبط را تا حد اطلاعات موجود ثبت کنید.
- اگر محتوا اولیه است، منبع، سطح اطمینان و وضعیت «نیازمند تأیید» را حفظ کنید.
ثبت فعالیتها
- فعالیتها را از اولین گام تا آخرین گام فهرست کنید.
- برای هر فعالیت، کد، نام فعلی، ترتیب، نقش، سامانه، ورودی و خروجی را وارد کنید.
- فعالیتهای تکراری، بازگشتی و استثناها را در توضیح فعالیت یا BPMN مشخص کنید.
- از ثبت فعالیت صرفاً براساس نام یک واحد یا سامانه خودداری کنید.
مدلسازی BPMN
پس از ثبت اولیه، جریان را در BPMN مدل کنید:
- رویداد آغاز را مشخص کنید.
- فعالیتها را به ترتیب واقعی قرار دهید.
- نقشها یا واحدها را در lane یا pool مناسب قرار دهید.
- تصمیمها و مسیرهای استثنا را با gateway مشخص کنید.
- دادهها، پیامها و سامانههای مهم را در توضیح یا مستندات مرتبط ثبت کنید.
- فایل منبع BPMN و خروجی تصویری را به صفحه فرآیند پیوست کنید.
نمونه کامل تشخیص
مثال: صدور گواهی اشتغال به تحصیل
- فرآیند: صدور گواهی اشتغال به تحصیل
- چرا فرآیند است؟ چون یک درخواست مشخص را دریافت میکند، چند گام دارد، در آن نقشها و سامانهها دخیلاند و در پایان یک گواهی رسمی تحویل میشود.
- فعالیتهای احتمالی:
- دریافت درخواست گواهی
- بررسی وضعیت تحصیلی دانشجو
- کنترل شرایط و محدودیتهای صدور گواهی
- تولید یا تکمیل متن گواهی
- ارسال گواهی برای امضا یا تأیید
- تحویل یا ارسال گواهی به متقاضی
- ثبت سابقه صدور گواهی
- مواردی که فعالیت نیستند:
- «دانشجو»؛ این یک نقش یا ذینفع است.
- «سامانه جامع آموزشی»؛ این یک سامانه است.
- «درخواست گواهی»؛ این یک ورودی یا رکورد کسبوکار است.
- «گواهی صادرشده»؛ این یک خروجی یا سند است.
- «مدارک کامل است؟»؛ این یک تصمیم است.
نکات کیفیت مدلسازی
- ابتدا وضع موجود را ثبت کنید، سپس درباره وضع مطلوب تصمیم بگیرید.
- استثناها را حذف نکنید؛ بسیاری از گلوگاهها در موارد ناقص، ردشده یا خارج از روال ظاهر میشوند.
- تفاوت بین کاری که در سامانه انجام میشود و کاری که با تماس، نامه، اکسل یا مراجعه حضوری انجام میشود را ثبت کنید.
- یک فرآیند بدون مالک، مرز و خروجی روشن نباید تأیید نهایی شود.
- در صورت تردید، فرآیند را ابتدا بهعنوان پیشنویس ثبت و در جلسه کشف با خبرگان اصلاح کنید.
