حافا:راهنمای کامل استفاده

راهنمای کامل استفاده از حافا

هدف حافا

حافا، مرجع ساخت‌یافته حاکمیت اطلاعات و فرآیندهای آموزشی است. این سامانه برای ثبت، بازبینی، تأیید و پیگیری دانش سازمانی به کار می‌رود و جایگزین سامانه‌های عملیاتی مانند سامانه آموزشی، سامانه آزمون یا پرتال‌های وزارت نیست.

حافا به کاربران کمک می‌کند بدانند هر خدمت چگونه انجام می‌شود، چه واحد و نقشی مسئول آن است، چه داده‌ها و اسنادی در آن استفاده می‌شود، کدام سامانه‌ها آن را پشتیبانی می‌کنند و چه شکاف یا اقدام بهبودی برای آن وجود دارد.

مفاهیم پایه

واحد سازمانی

واحد سازمانی، بخشی از ساختار دانشگاه مانند معاونت، مدیریت، مرکز، دفتر، اداره، گروه یا کمیته است. هر واحد در حافا یک صفحه میزکار دارد که محتوای مرتبط با آن واحد را نشان می‌دهد.

فرآیند

فرآیند، مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط است که از یک رویداد آغاز می‌شود و به یک نتیجه مشخص پایان می‌یابد. نمونه: «ثبت‌نام دانشجویان جدید» یا «صدور گواهی اشتغال به تحصیل».

هر فرآیند باید تا حد امکان دارای کد یکتا، واحد مسئول، مالک فرآیند، هدف، رویداد آغاز و پایان، وضعیت حاکمیتی، داده‌های کلیدی، سامانه‌های مرتبط و تاریخ بازنگری باشد.

فعالیت

فعالیت، یک گام مشخص و قابل انجام درون فرآیند است. نمونه: «بررسی مدارک ثبت‌نام» یا «ثبت و اعلام نتیجه انتقال یا میهمانی». هر فعالیت به یک فرآیند، نقش انجام‌دهنده و در صورت وجود، سامانه فعالیت متصل می‌شود.

نقش

نقش، مسئولیت سازمانی در اجرای فعالیت است، نه لزوماً نام یک شخص. نمونه: دانشجو، کارشناس آموزش، کارشناس تحصیلات تکمیلی، مالک فرآیند یا مدیر سامانه.

شخص

شخص، فردی است که ممکن است مالک فرآیند، مدیر واحد، مسئول اقدام یا تأییدکننده محتوا باشد. در صفحه شخص فقط اطلاعات سازمانی لازم ثبت می‌شود؛ از ثبت اطلاعات حساس شخصی خودداری کنید.

واژه

واژه، اصطلاحی با تعریف مورد توافق است که برای جلوگیری از برداشت‌های متفاوت ثبت می‌شود. نمونه: دانشجو، دانش‌آموخته، انتقال، میهمانی، سنوات مازاد یا گواهی موقت.

عنصر داده

عنصر داده، کوچک‌ترین واحد اطلاعاتی مستقل و قابل تعریف است که در یک یا چند فرآیند، سند یا سامانه استفاده می‌شود. نمونه: شماره دانشجویی، وضعیت ثبت‌نام، تاریخ صدور یا وضعیت نظام وظیفه.

سند یا مدرک

سند یا مدرک، محملی شامل یک یا چند عنصر داده است و معمولاً دارای فرم، شماره، چرخه صدور، پیوست یا امضا است. نمونه: دانشنامه، ریزنمرات، فرم ثبت‌نام، صورت‌جلسه دفاع و گواهی اشتغال به تحصیل.

سامانه

سامانه، نرم‌افزار یا خدمت دیجیتال پشتیبان فرآیند است. نمونه: سامانه جامع آموزشی، سامانه آزمون یا پرتال دانش‌آموختگان.

قابلیت سامانه

قابلیت سامانه، یک توانایی مشخص در یک سامانه است. نمونه: ثبت‌نام الکترونیکی پذیرفته‌شده، ثبت درخواست انتقال، مدیریت انتخاب واحد یا ثبت امتیاز آموزش مداوم.

نیاز کسب‌وکار

نیاز کسب‌وکار، مسئله یا انتظار واقعی یک واحد یا ذی‌نفع است که باید با فرآیند، داده، تغییر سازمانی یا قابلیت سامانه پاسخ داده شود. نمونه: «امکان اعلام الکترونیکی نقص مدارک ثبت‌نام به پذیرفته‌شده».

شکاف فرآیند–سامانه

شکاف، فاصله مستند میان نیاز یا فعالیت فرآیند با پوشش واقعی سامانه است. شکاف ممکن است پوشش ناقص، نیازمند اصلاح، فاقد پوشش یا خارج از سامانه باشد.

اقدام بهبود

اقدام بهبود، کار قابل پیگیری برای رفع یا کاهش یک شکاف است. هر اقدام باید مسئول، واحد مجری، اولویت، وضعیت، موعد و شاخص موفقیت داشته باشد.

وضعیت اعتبارسنجی

وضعیت اعتبارسنجی مشخص می‌کند محتوا تا چه اندازه قابل استناد است.

وضعیت	مفهوم
نیازمند تأیید	محتوا اولیه است و هنوز توسط فرد یا واحد مسئول بررسی نشده است
در حال بررسی	بازبینی آغاز شده ولی نتیجه نهایی ثبت نشده است
نیازمند اصلاح	بازبین اشکال یا کمبود تشخیص داده است
تأیید شده	تأییدکننده و تاریخ اعتبارسنجی ثبت شده و محتوا قابل استفاده مرجع است
رد شده	محتوا برای استفاده مرجع مناسب تشخیص داده نشده است

قواعد عمومی استفاده

1. پیش از ایجاد صفحه جدید، ابتدا جست‌وجو کنید تا رکورد تکراری نسازید.
2. برای ثبت یا ویرایش، تا حد امکان از فرم‌ها استفاده کنید؛ ویرایش مستقیم متن صفحه فقط برای کاربران مجاز و موارد ضروری است.
3. کدهای یکتا را طبق دفتر ثبت کدها دریافت و استفاده کنید.
4. داده حساس، رمز عبور، کلید دسترسی، کد ملی، اطلاعات سلامت یا اطلاعات عملیاتی محرمانه را ثبت نکنید.
5. اگر درباره صحت محتوا مطمئن نیستید، آن را با وضعیت «نیازمند تأیید» ثبت و منبع و یادداشت را کامل کنید.
6. نام نقش را به جای نام شخص در فعالیت ثبت کنید؛ شخص فقط در نقش مالک، مسئول، مدیر یا تأییدکننده استفاده می‌شود.
7. برای موارد چندمقداری، مانند سامانه‌های مرتبط یا فرآیندهای مرتبط، گزینه‌های موردنظر را به صورت فهرستی در فرم ثبت کنید.

مسیر کار استاندارد

1. واحد سازمانی را انتخاب کنید.
2. فرآیند موردنظر را پیدا یا ایجاد کنید.
3. فعالیت‌های فرآیند را ثبت و مرتب کنید.
4. نقش‌ها، سامانه‌ها، واژه‌ها، عناصر داده و اسناد مرتبط را تکمیل کنید.
5. در صورت وجود نیاز یا مشکل، نیاز کسب‌وکار و شکاف فرآیند–سامانه را ثبت کنید.
6. برای شکاف اولویت‌دار، اقدام بهبود تعریف کنید.
7. محتوا را برای بازبینی و تأیید به مسئول مربوط ارجاع دهید.

راهنمای مشارکت‌کننده

مشارکت‌کننده حافا معمولاً اطلاعات اولیه را از واحد خود دریافت و در قالب پیش‌نویس ثبت می‌کند.

کارهای مجاز و مورد انتظار

• مشاهده صفحه شروع و انتخاب واحد سازمانی.
• ایجاد یا ویرایش پیش‌نویس فرآیند، فعالیت، واژه، عنصر داده، سند، نیاز، شکاف یا اقدام در حوزه مجاز.
• ثبت منبع، سطح اطمینان و یادداشت اعتبارسنجی برای اطلاعات اولیه.
• تکمیل فیلدهای اجباری فرم و پیوند دادن صفحه‌ها به واحد، فرآیند، نقش یا سامانه مرتبط.
• اصلاح محتوا پس از دریافت بازخورد بازبین.

روش ثبت یک فرآیند

1. از صفحه واحد سازمانی، دکمه «ایجاد فرآیند برای این واحد» را انتخاب کنید.
2. کد فرآیند، نام، سطح، واحد مسئول و هدف را وارد کنید.
3. رویداد آغاز و پایان، ورودی‌ها، خروجی‌ها، سامانه‌ها و داده‌های کلیدی را ثبت کنید.
4. اگر مدل BPMN یا نمودارها آماده است، فایل و تصویر مرتبط را بارگذاری کنید.
5. وضعیت حاکمیتی را در مرحله پیش‌نویس نگه دارید، مگر آنکه نقش تأیید داشته باشید.
6. پس از ذخیره، فعالیت‌های فرآیند را ایجاد کنید.

روش ثبت فعالیت

1. فرم «فعالیت» را باز کنید.
2. کد فعالیت، نام فعالیت و فرآیند مرتبط را ثبت کنید.
3. ترتیب اجرا را به صورت عددی مشخص کنید.
4. نقش انجام‌دهنده و سامانه فعالیت را انتخاب کنید.
5. ورودی، خروجی و توضیح فعالیت را وارد کنید.

راهنمای نماینده واحد

نماینده واحد، نقطه اتصال واحد با حافا است و مسئول هماهنگی خبرگان و کنترل اولیه محتوای واحد است.

وظایف اصلی

• کنترل اینکه همه فرآیندهای مهم واحد شناسایی شده‌اند.
• بررسی درست‌بودن واحد مسئول، نقش‌ها، سامانه‌ها و مالک پیشنهادی فرآیندها.
• پیگیری تکمیل اطلاعات ناقص و ارجاع موارد به خبرگان واحد.
• ثبت نیازهای کسب‌وکار واحد و اولویت‌بندی اولیه آن‌ها.
• مرور میزکار واحد، شکاف‌ها و اقدام‌های بهبود مرتبط.
• ارسال محتوا برای بازبینی تخصصی و جلوگیری از تأیید بدون شواهد کافی.

چک‌لیست نماینده واحد

• آیا فرآیند کد، هدف، واحد مسئول و مالک دارد؟
• آیا فعالیت‌ها با ترتیب درست ثبت شده‌اند؟
• آیا هر سامانه فقط در صورت استفاده واقعی ثبت شده است؟
• آیا داده یا سند حساس ناخواسته وارد نشده است؟
• آیا واژه‌های مبهم به واژه‌نامه ارجاع داده شده‌اند؟
• آیا شکاف‌ها همراه با شواهد، اثر و اولویت ثبت شده‌اند؟

راهنمای مالک فرآیند

مالک فرآیند مسئول صحت تخصصی، مرز، عملکرد و تأیید محتوای فرآیند است.

وظایف مالک فرآیند

• تأیید هدف، آغاز، پایان، مرز و خروجی فرآیند.
• تأیید نقش‌ها، واحدهای همکار، قوانین و مستندات.
• تأیید مدل وضع موجود پیش از طراحی وضع مطلوب.
• تعیین اولویت شکاف‌ها و تصمیم‌گیری درباره اقدام‌های بهبود.
• تأیید یا درخواست اصلاح محتوا با ثبت نام و تاریخ اعتبارسنجی.

روش بازبینی

1. صفحه فرآیند را باز کنید.
2. شناسنامه، فعالیت‌ها، سامانه‌ها، داده‌ها و نمودار BPMN را بررسی کنید.
3. در صورت نیاز، وضعیت را «نیازمند اصلاح» یا «در حال بررسی» قرار دهید و یادداشت مشخص بنویسید.
4. پس از اطمینان از صحت، تأییدکننده، تاریخ اعتبارسنجی و وضعیت «تأیید شده» را ثبت کنید.

راهنمای بازبین محتوا

بازبین محتوا بر کیفیت ساختاری و یکدستی ثبت‌ها تمرکز دارد، نه فقط صحت تخصصی.

کنترل‌های بازبین

• کامل‌بودن فیلدهای الزامی.
• رعایت نام‌گذاری و کدهای یکتا.
• اتصال درست فرآیند، فعالیت، نقش، سامانه و داده.
• تشخیص تکرار یا هم‌پوشانی صفحات.
• وجود منبع برای محتوای واردشده یا الگوبرداری‌شده.
• رعایت سطح اعتبارسنجی و جلوگیری از تأیید ناقص.
• ارجاع موارد مبهم به مالک فرآیند یا نماینده واحد.

راهنمای کارشناس داده و واژگان

کارشناس داده و واژگان مسئول همسانی زبان سازمانی و کیفیت تعریف داده‌ها است.

برای واژه‌ها

• تعریف باید کوتاه، دقیق، قابل فهم و غیرمدور باشد.
• مترادف‌ها، منبع تعریف، واحد مرتبط و وضعیت واژه را کنترل کنید.
• از ایجاد واژه‌های تکراری با تفاوت جزئی نوشتار جلوگیری کنید.

برای عناصر داده

• اطمینان یابید مورد ثبت‌شده واقعاً عنصر داده است، نه سند یا فرم.
• نوع داده، قالب، دامنه مقادیر، مالک، واحد مسئول، سامانه مرجع و حساسیت را بررسی کنید.
• برای داده‌های محرمانه، فقط تعریف و متاداده ثبت شود؛ مقدار واقعی داده وارد نشود.

راهنمای مسئول سامانه یا تحلیلگر شکاف

این نقش، انطباق قابلیت‌های واقعی سامانه با نیاز و فرآیند را بررسی می‌کند.

روش ثبت شکاف

1. نیاز کسب‌وکار و فرآیند مرتبط را مشخص کنید.
2. سامانه و قابلیت واقعی آن را بررسی کنید.
3. وضعیت پوشش را انتخاب کنید: کامل، ناقص، نیازمند اصلاح، فاقد پوشش یا خارج از سامانه.
4. شرح شکاف را به صورت قابل مشاهده و قابل آزمون بنویسید.
5. اثر شکاف، اولویت، مسئول پیگیری و موعد را مشخص کنید.
6. اگر راه‌حل تصویب شد، اقدام بهبود مستقل ایجاد و به شکاف متصل کنید.

نمونه خوب شکاف

«در فرآیند ثبت‌نام دانشجویان جدید، سامانه امکان ثبت نقص مدارک را دارد اما پیام اطلاع‌رسانی استاندارد و قابل پیگیری به پذیرفته‌شده ارسال نمی‌شود؛ بنابراین متقاضی برای پیگیری ناچار به تماس یا مراجعه است.»

نمونه ضعیف شکاف

«سامانه خوب نیست.»

راهنمای مسئول اقدام بهبود

مسئول اقدام بهبود، پیگیری اجرای یک اقدام مصوب را بر عهده دارد.

وظایف

• بررسی شکاف و نیاز مرتبط پیش از آغاز اقدام.
• تکمیل شرح اقدام، واحد مجری، تاریخ هدف و شاخص موفقیت.
• به‌روزرسانی وضعیت اقدام در طول اجرا.
• ثبت نتیجه، موانع یا نیاز به تصمیم کمیته راهبری.
• بستن اقدام فقط پس از مشاهده شواهد تحقق شاخص موفقیت.

راهنمای راهبر ویکی

راهبر ویکی مسئول نگهداری ساختار محتوایی و کیفیت فنی ویکی است.

وظایف

• نگهداری فرم‌ها، الگوها، propertyها، categoryها و داشبوردها.
• کنترل ناسازگاری در نام‌گذاری، namespace و الگوها.
• پشتیبانی از کاربران و آموزش آن‌ها.
• بررسی گزارش کنترل کیفیت و رفع خطاهای ساختاری.
• آزمون تغییرات در محیط آزمایشی پیش از اعمال در محیط اصلی.
• خودداری از تغییر ناگهانی propertyهای هسته یا فرم‌های پرکاربرد بدون برنامه مهاجرت.

راهنمای مدیر دسترسی و مدیر ویکی

مدیر دسترسی عضویت کاربران در گروه‌ها را بر اساس درخواست معتبر مدیریت می‌کند. مدیر ویکی از صفحه‌ها، کاربران، حفاظت ساختاری و بازیابی محتوا نگهداری می‌کند.

اصول دسترسی

• کاربران فقط مجوز لازم برای وظیفه خود را دریافت می‌کنند.
• حساب مشترک استفاده نشود.
• دسترسی کاربر منتقل‌شده یا خارج‌شده بازبینی و حذف شود.
• ویرایش فرم، الگو و property محدود به کاربران مجاز باشد.
• فعالیت‌های حساس مانند حذف، تغییر دسترسی، واردکردن فایل و حفاظت صفحه با دقت ثبت و بازبینی شود.

استفاده از داشبوردها

• داشبورد مدیریتی برای مدیر پروژه و کمیته راهبری.
• گزارش کنترل کیفیت برای راهبر ویکی، بازبین و کارشناس داده.
• گزارش نیاز، شکاف و اقدام برای تحلیلگر فرآیند، مسئول سامانه و مدیر پروژه.
• میزکار واحدها برای نماینده واحد و خبرگان اجرایی.

واژه‌نامه وضعیت‌ها

نوع	وضعیت‌های رایج
فرآیند	پیش‌نویس، در حال بازبینی، نیازمند اصلاح، تأیید مالک، مصوب، منسوخ
اعتبارسنجی محتوا	نیازمند تأیید، در حال بررسی، نیازمند اصلاح، تأیید شده، رد شده
نیاز کسب‌وکار	باز، در حال بررسی، مصوب، در حال اجرا، برآورده شده، رد شده
شکاف	پوشش کامل، پوشش ناقص، نیازمند اصلاح، فاقد پوشش، خارج از سامانه
اقدام بهبود	باز، در حال بررسی، مصوب، در حال اجرا، بسته، رد شده

پرسش‌های متداول

آیا حافا محل ثبت داده واقعی دانشجو است؟

خیر. حافا فقط تعریف، مالکیت، منبع، حساسیت، ارتباط و قواعد داده را نگه می‌دارد؛ داده عملیاتی و شخصی واقعی در سامانه مرجع باقی می‌ماند.

تفاوت «فرآیند» و «فعالیت» چیست؟

فرآیند از ابتدا تا نتیجه را پوشش می‌دهد؛ فعالیت یک گام درون آن است.

تفاوت «شکاف» و «اقدام بهبود» چیست؟

شکاف، مسئله یا فاصله موجود است؛ اقدام بهبود، کار مشخص برای رفع آن است.

چه زمانی محتوا را تأییدشده ثبت کنیم؟

فقط هنگامی که فرد یا واحد مسئول، محتوا را بررسی کرده و نام تأییدکننده و تاریخ اعتبارسنجی نیز ثبت شده باشد.

اگر از صحت یک مورد مطمئن نیستم چه کنم؟

محتوا را با منبع، سطح اطمینان مناسب و وضعیت «نیازمند تأیید» ثبت کنید یا آن را برای نماینده واحد ارجاع دهید.